„Az idő pénz” egy olyan idézet, amit gyakran hallunk az üzleti életben és a mindennapi életben egyaránt. Valóban van benne igazság, mégis sokak számára az időmenedzsment valós problémát jelent. Elkapta már magát abban a gondolatban, hogy „sosem elég az idő a nap végéig, hogy mindent elvégezzek”? Ez a vendégposzt Andrea Mandova tollából három bizonyított módszert javasol, amelyek segíthetnek optimalizálni a tervezési folyamatot és csökkenteni a stresszt. Olvassa el őket, majd válassza ki azt, amelyik leginkább illik a helyzetéhez. Segíthetnek optimalizálni az időmenedzsment folyamatát és csökkenteni a stresszt.
Pomodoro Módszer
Ez az időmenedzsment módszer Olaszországból származik, és egy paradicsom alakú konyhai időzítőt használ (innen a név, Pomodoro). Ez a technika egy nagy időszakot kezelhető részekre bont, és lehetővé teszi, hogy koncentráljon és produktív legyen, miközben szüneteket tart, és nem ég ki. Ez a módszer a legjobb, ha hajlamos vagy halogatni, vagy ha nagy projekt áll előtted, és nem biztos, hogy hol kezded el.
Hogyan használd
Válassz ki egy jelentős hosszúságú feladatot, például egy esszét vagy egy nagyobb projektet. Állíts be egy időzítőt 25 percre. Ezeken a 25 perces időszakokon dolgozz az egyetlen feladaton megállás nélkül és zavarok nélkül. Miután megszólalt az időzítő, tartson egy 5 perces szünetet. Ilyenkor érdemes sétálni, nyújtózkodni vagy frissítőt fogyasztani. Ismételd meg a „25 perc munka és 5 perc pihenés” ciklust még 4 alkalommal. A negyedik ciklus után tarts egy hosszabb, 15-20 perces szünetet. Ismételd meg szükség szerint.
Időblokkolás
Ez a stratégia arra ösztönzi, hogy nézze meg a naptárat, és jelölje ki a konkrét tevékenységek számára a speciális időablakokat. Javasolja, hogy ossza fel a napját óránkénti „blokkokra”, majd minden „blokkot” egy-egy egyedi feladatnak szenteljen. Ez hasznos, ha állandó munkája van, ismétlődő heti feladatokkal. Lehetővé teszi, hogy egyetlen feladaton dolgozzon zavarok nélkül, és legyen terv a következő hétre. Emellett időt takarít meg, mert amikor mondjuk egy órát szánsz reggel az emailek megválaszolására, később már nem kell ezen agyalnod.
Hogyan használd
Ezt legjobb azelőtt elvégezni, hogy (vagy amikor) munkanapod elkezdődik. Legyen naptárad vagy naplód kéznél. Először jelölje ki a naptárban az összes időpontot vagy fix eseményt. Ezután foglald össze, milyen feladatokat kell elvégezned azon a héten vagy azon a napon. Becsüld meg, mennyi időre van szükséged mindegyik feladathoz. Hozz létre 30-90 perces blokkokat a naptáradban, és rendelj hozzá egy feladatot (vagy egy feladat részét) minden blokkhoz. A hét vagy a nap végeztével nézd meg, hogy elegendő időt szántál-e a feladatokra, és hogy az időzítés jótékony volt-e számodra.
Priorizálás
Lehet, hogy a munkanapod nincs olyan jól optimalizálva, vagy nem dolgozol a hagyományos 9-től 5-ig. Akkor túlterhelő lehet előre tervezni a hetedet, ha még azt sem tudod, milyen feladatokkal foglalkozol majd! Itt jön képbe a prioritás. Ez a elv nagyon rugalmas, és alkalmazkodhat a konkrét helyzetedhez. A legjobb számodra, ha változó vagy szabálytalan környezetben dolgozol, vagy sok feladatod van egyszerre.
Hogyan használd
Kezdd el az összes olyan feladat felírásával, amelyekről most tudod, hogy el kell végezned (és határidővel, ha ismert). Gondold át, mennyi időt tudsz ezekre a feladatokra szánni. Válaszd ki a 3 legfontosabb vagy legsürgetőbb feladatot a mai napra (vagy a holnapi napra, ha ezt előző nap végzed). Csak ezekre a 3 feladatra összpontosíts ezen a napon. Ha valami nincs befejezve, rendeld át a következő napra. Ha észreveszed, hogy elterelődsz a munka közben, legyen nálad egy darab papír, hogy feljegyezd az esetleges gondolataidat vagy zavaró tényezőket. Ezek a három időmenedzsment technika mind bizonyítottan nemcsak produktívvá tesz, hanem csökkenti a stresszt a tervezés és a határidők körül. Habár mindegyik nem feltétlenül mindenki számára való, az egyik lehet, hogy neked megfelel. Vagy mindegyiket hasznosnak találhatod, de bizonyos helyzetekben másoknál alkalmasabbak lehetnek. Mindenképpen válassza ki azt, ami a legjobban illik hozzád, és élvezze a stresszmentes és hatékony munkanapot.